Jak dobrać drukarkę do firmy? 8 parametrów, na które warto zwrócić uwagę

Wybór drukarki do firmy może wydawać się prosty, dopóki nie zaczniemy porównywać rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa z parametrami dostępnych urządzeń. Inne urządzenie sprawdzi się w jednoosobowym biurze, inne w kancelarii, a jeszcze inne w firmie wykonującej kilka lub kilkanaście tysięcy wydruków miesięcznie.

Przy wyborze warto spojrzeć szerzej niż tylko na cenę zakupu. Istotne są między innymi miesięczny wolumen wydruków, prędkość druku, format papieru, sposób skanowania, koszty materiałów eksploatacyjnych, możliwości sieciowe oraz dostępność serwisu.

W tym poradniku pokazujemy, na jakie parametry warto zwrócić uwagę, aby wybrane urządzenie rzeczywiście odpowiadało potrzebom firmy.

Jednym z najważniejszych parametrów jest przewidywana liczba wydruków wykonywanych w ciągu miesiąca. To właśnie od niej w dużej mierze powinien zależeć wybór konkretnego urządzenia.

Małe biuro, które wykonuje kilkaset stron miesięcznie, nie potrzebuje zazwyczaj takiego samego urządzenia jak firma, która drukuje kilka tysięcy dokumentów. Wybór zbyt małego modelu przy dużym obciążeniu może prowadzić do szybszego zużywania elementów eksploatacyjnych i częstszych przerw w pracy.

Z drugiej strony zakup bardzo wydajnego urządzenia do niewielkiego biura może oznaczać niepotrzebnie wysoki koszt inwestycji.

Kolejną kwestią jest format dokumentów. Jeżeli firma drukuje wyłącznie standardowe dokumenty biurowe, urządzenie A4 może być wystarczające.

Jeżeli jednak pracownicy regularnie korzystają z większych formatów, na przykład przy przygotowywaniu materiałów reklamowych, projektów, tabel czy dokumentacji technicznej, warto rozważyć urządzenie obsługujące format A3.

Urządzenia A3 często oferują również rozbudowane funkcje kopiowania, skanowania i wykańczania dokumentów, dlatego mogą być dobrym rozwiązaniem dla większych biur i przedsiębiorstw.

Jeżeli większość dokumentów w firmie to faktury, umowy, korespondencja, raporty lub dokumenty tekstowe, drukarka monochromatyczna może być wystarczającym rozwiązaniem.

Drukarka kolorowa będzie natomiast bardziej odpowiednia tam, gdzie kolor ma znaczenie dla dokumentów firmowych, prezentacji, materiałów marketingowych czy ofert handlowych.

Przy wyborze urządzenia kolorowego warto zwrócić uwagę nie tylko na cenę samego sprzętu, ale również na koszty kompletu materiałów eksploatacyjnych.

Prędkość druku podawana w specyfikacji urządzenia jest ważnym parametrem, ale nie powinna być jedynym kryterium wyboru.

Dla niewielkiego biura różnica kilku stron na minutę może nie mieć większego znaczenia. W przypadku dużej firmy, w której wiele osób jednocześnie korzysta z jednego urządzenia, wydajność może natomiast znacząco wpływać na komfort pracy.

Warto więc dopasować prędkość urządzenia do rzeczywistego obciążenia, zamiast automatycznie wybierać najszybszy dostępny model.

W przypadku urządzeń wielofunkcyjnych równie ważny jak sam druk jest skanowanie. Jeżeli firma regularnie digitalizuje dokumenty, warto zwrócić uwagę na obecność automatycznego podajnika dokumentów ADF.

ADF pozwala na automatyczne skanowanie większej liczby dokumentów bez konieczności ręcznego umieszczania każdej kartki na szybie skanera.

Przy intensywnym skanowaniu warto dodatkowo sprawdzić szybkość skanera, obsługę dokumentów dwustronnych oraz możliwości wysyłania skanów do folderów sieciowych, poczty elektronicznej lub innych systemów wykorzystywanych w firmie.

Cena drukarki nie powinna być jedynym kosztem branym pod uwagę. Przy regularnym drukowaniu bardzo ważne są również ceny tonerów, bębnów oraz innych elementów eksploatacyjnych.

Tania drukarka może okazać się kosztowna w użytkowaniu, jeżeli materiały eksploatacyjne są drogie lub mają niewielką wydajność.

Dlatego przed zakupem warto sprawdzić nie tylko cenę urządzenia, ale również wydajność materiałów eksploatacyjnych i przewidywany koszt drukowania.

Nawet dobre urządzenie może wymagać serwisu. Dlatego przed wyborem drukarki warto sprawdzić, czy do danego modelu dostępne są części zamienne, materiały eksploatacyjne oraz profesjonalny serwis.

Jest to szczególnie istotne w przypadku urządzeń wykorzystywanych intensywnie. Awaria drukarki w firmie może oznaczać przestój i utrudnienia w codziennej pracy.

Warto więc wybierać urządzenia, dla których istnieje odpowiednie zaplecze serwisowe oraz dostęp do części i materiałów eksploatacyjnych.

W nowoczesnym biurze drukarka bardzo często jest wspólnym urządzeniem, z którego korzysta kilku lub kilkunastu pracowników. Dlatego istotne są możliwości podłączenia urządzenia do sieci firmowej.

W zależności od modelu urządzenie może oferować między innymi połączenie LAN, Wi-Fi, drukowanie mobilne oraz integrację z komputerami i urządzeniami przenośnymi.

W większych przedsiębiorstwach warto również zwrócić uwagę na funkcje związane z bezpieczeństwem drukowania i zarządzaniem dostępem użytkowników.

Dobra drukarka do firmy to niekoniecznie najdroższy lub najbardziej zaawansowany model. Najważniejsze jest dopasowanie urządzenia do rzeczywistego sposobu pracy.

Przed wyborem warto określić miesięczną liczbę wydruków, liczbę użytkowników, potrzebny format papieru, wymagania dotyczące skanowania oraz oczekiwany poziom wydajności.

Dopiero na tej podstawie warto porównywać konkretne modele i koszty ich eksploatacji. Takie podejście pozwala uniknąć zakupu urządzenia, które będzie zbyt małe, zbyt drogie w utrzymaniu albo po prostu niedopasowane do potrzeb firmy.

W Printmark zajmujemy się sprzedażą i serwisem urządzeń biurowych, dlatego przy wyborze sprzętu warto patrzeć nie tylko na jego parametry katalogowe, ale również na sposób późniejszej eksploatacji.

Oferujemy między innymi drukarki, urządzenia wielofunkcyjne, urządzenia A3, skanery, niszczarki oraz komputery i laptopy.

Jeżeli nie wiesz, jakie urządzenie będzie odpowiednie dla Twojej firmy, możemy pomóc dobrać rozwiązanie do liczby użytkowników, miesięcznego wolumenu wydruków oraz wymaganych funkcji.