Dzierżawa drukarki czy zakup – co bardziej opłaca się firmie?

Wybór drukarki lub urządzenia wielofunkcyjnego do firmy to nie tylko kwestia parametrów technicznych. Równie ważne jest to, w jaki sposób firma chce korzystać z urządzenia i jak zamierza ponosić koszty jego użytkowania.

Przedsiębiorca może kupić urządzenie na własność albo zdecydować się na jego dzierżawę. Oba rozwiązania mają swoje zalety i mogą sprawdzić się w różnych sytuacjach. Dlatego przed podjęciem decyzji warto spojrzeć nie tylko na cenę samej drukarki, ale również na koszty tonerów, serwisu, części eksploatacyjnych oraz ewentualnych napraw.

Zakup drukarki – kiedy warto?

Zakup urządzenia oznacza, że firma staje się jego właścicielem. Jest to rozwiązanie często wybierane przez przedsiębiorstwa, które chcą posiadać sprzęt na własność i samodzielnie decydować o sposobie jego eksploatacji.

Trzeba jednak pamiętać, że cena urządzenia to dopiero początek wydatków związanych z drukowaniem. W trakcie użytkowania mogą pojawić się kolejne koszty.

Tonery i materiały eksploatacyjne: ich zużycie zależy między innymi od liczby wykonywanych wydruków.
Serwis i konserwacja: urządzenie wymaga okresowych przeglądów, a w przypadku awarii również naprawy.
Części zamienne: przy intensywnej eksploatacji zużywają się między innymi bębny, rolki oraz inne elementy.
Nieplanowane wydatki: awaria urządzenia może oznaczać dodatkowy koszt i przestój w pracy.

Dzierżawa drukarki – na czym polega?

Dzierżawa pozwala firmie korzystać z urządzenia bez konieczności ponoszenia pełnego kosztu jego zakupu na początku współpracy.

W zależności od wybranego modelu współpracy urządzenie może być objęte również obsługą serwisową oraz dostawą materiałów eksploatacyjnych. W przypadku rozwiązań rozliczanych za wykonane kopie lub wydruki koszt użytkowania jest powiązany z rzeczywistym wykorzystaniem urządzenia.

Dzięki temu przedsiębiorca może łatwiej zaplanować wydatki związane z drukowaniem i nie musi samodzielnie organizować wszystkich elementów związanych z utrzymaniem urządzenia.

Zakup czy dzierżawa – najważniejsze różnice

Zakup: firma płaci za urządzenie i staje się jego właścicielem.
Dzierżawa: firma korzysta z urządzenia na zasadach określonych w umowie, bez konieczności ponoszenia pełnego kosztu zakupu na początku.
Zakup: koszty materiałów eksploatacyjnych i serwisu są ponoszone przez firmę zgodnie z wybranym sposobem obsługi urządzenia.
Dzierżawa: zakres serwisu, materiałów eksploatacyjnych i sposobu rozliczenia może być określony w umowie.
Zakup: urządzenie pozostaje własnością firmy.
Dzierżawa: po zakończeniu umowy zasady dotyczące urządzenia zależą od warunków konkretnej umowy.

Co z serwisem drukarki?

Serwis jest jednym z najważniejszych elementów, które warto uwzględnić przy wyborze sposobu korzystania z urządzenia.

Przy zakupie drukarki firma może samodzielnie organizować serwis lub zawrzeć oddzielną umowę serwisową. Oznacza to, że w przypadku awarii należy zorganizować naprawę oraz ponieść związane z nią koszty zgodnie z warunkami wybranej usługi.

Przy dzierżawie zakres obsługi serwisowej może być określony bezpośrednio w umowie. W zależności od oferty może obejmować między innymi serwis urządzenia, części zamienne oraz materiały eksploatacyjne.

Dla jakiej firmy dzierżawa może być dobrym rozwiązaniem?

Dzierżawa może być interesującym rozwiązaniem przede wszystkim dla firm, które regularnie korzystają z urządzeń drukujących i chcą ograniczyć jednorazowy wydatek związany z zakupem sprzętu.

Szczególnie istotna może być możliwość połączenia urządzenia z obsługą serwisową oraz rozliczeniem zależnym od liczby wykonanych wydruków.

Małe i średnie firmy – które chcą korzystać z profesjonalnego urządzenia bez dużego wydatku początkowego.
Biura z dużą liczbą wydruków – gdzie istotne są koszty materiałów i regularny serwis.
Firmy zatrudniające wielu użytkowników – które potrzebują wspólnego urządzenia sieciowego.
Przedsiębiorstwa wymagające stałej obsługi – które nie chcą samodzielnie zajmować się serwisem urządzenia.

Na co zwrócić uwagę przed podpisaniem umowy dzierżawy?

Sama miesięczna cena dzierżawy nie powinna być jedynym kryterium wyboru. Przed podpisaniem umowy warto dokładnie sprawdzić, jakie elementy obejmuje oferta.

Model i parametry urządzenia – czy urządzenie odpowiada rzeczywistym potrzebom firmy?
Wolumen wydruków – ile stron miesięcznie firma planuje drukować?
Rozliczenie wydruków – czy koszt zależy od liczby wykonanych kopii?
Materiały eksploatacyjne – czy tonery są dostarczane w ramach umowy?
Serwis – jakie naprawy, części i czynności serwisowe obejmuje umowa?
Czas reakcji serwisu – jak szybko podejmowana jest interwencja w przypadku awarii?
Okres obowiązywania umowy – na jak długo firma zobowiązuje się do korzystania z urządzenia?

Co bardziej się opłaca – zakup czy dzierżawa?

Nie ma jednego rozwiązania, które będzie najlepsze dla każdej firmy. Wybór powinien zależeć przede wszystkim od liczby wykonywanych wydruków, rodzaju dokumentów, wymaganych funkcji urządzenia oraz sposobu, w jaki przedsiębiorstwo chce zarządzać kosztami.

Przy zakupie firma ponosi koszt nabycia urządzenia, a następnie finansuje jego eksploatację i serwis zgodnie z wybranym sposobem obsługi.

Przy dzierżawie można natomiast zaplanować korzystanie z urządzenia w ramach określonych warunków umowy, a koszty mogą być powiązane z rzeczywistą liczbą wykonanych wydruków.

Jak dobrać urządzenie do firmy?

1

Określ liczbę wydruków

Sprawdź, ile stron firma wykonuje miesięcznie.

2

Określ potrzeby

Zastanów się, czy potrzebujesz druku, kopiowania, skanowania oraz A4 lub A3.

3

Policz koszty

Uwzględnij urządzenie, tonery, serwis i części eksploatacyjne.

4

Wybierz model

Dopiero wtedy porównaj konkretne urządzenia i sposób ich finansowania.

Dzierżawa urządzeń biurowych w Printmark

W Printmark pomagamy dobrać urządzenia drukujące odpowiednie do potrzeb przedsiębiorstwa. Przy wyborze bierzemy pod uwagę między innymi liczbę użytkowników, miesięczny wolumen wydruków, wymagane funkcje oraz sposób pracy firmy.

Oferujemy rozwiązania obejmujące między innymi drukarki, urządzenia wielofunkcyjne, urządzenia A3 oraz sprzęt biurowy.

Jeżeli nie wiesz, czy w Twojej firmie lepszym rozwiązaniem będzie zakup urządzenia, czy jego dzierżawa, warto rozpocząć od analizy rzeczywistych potrzeb i kosztów użytkowania.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy dzierżawa drukarki jest dostępna dla małych firm?

Tak. Dzierżawa może być stosowana również w małych firmach. Kluczowe jest dobranie urządzenia oraz warunków współpracy do rzeczywistego zapotrzebowania na drukowanie.

Czy w ramach dzierżawy można otrzymać serwis?

Zakres serwisu zależy od warunków konkretnej umowy. W ofercie mogą znaleźć się między innymi naprawy, części zamienne oraz czynności serwisowe.

Czy dzierżawa może obejmować tonery?

Tak, w zależności od wybranego modelu współpracy materiały eksploatacyjne mogą być elementem umowy. Przed podpisaniem umowy warto sprawdzić dokładny zakres oferty.

Co wybrać – zakup czy dzierżawę drukarki?

Zależy to od potrzeb firmy, liczby wydruków, dostępnego budżetu, oczekiwanego poziomu obsługi oraz sposobu rozliczania kosztów. Warto porównać całkowity koszt użytkowania obu rozwiązań.

Nie wiesz, jakie urządzenie będzie odpowiednie dla Twojej firmy? Skontaktuj się z Printmark – pomożemy dobrać rozwiązanie dopasowane do sposobu pracy i liczby wykonywanych wydruków.